Planiramo pa znamo kuda idemo

Uposlenik s najnižom platom može ljetovati na Maldivima. Da, dobro ste pročitali. Ovo je rečenica s kojom obično započinjem bilo kakvu priču o planiranju, odnosno o značaju planiranja. Kažu da što možeš zamisliti, možeš to i ostvariti. Uvjetovao bih – ono što je u granicama dokučivog čovjeku.

Sve ono što nas danas okružuje a služi čovjeku i njegovoj okolini, nekada je bila samo ideja u glavi vizionara. Njena materijalizacija je počela onda kada je čovjek to izustio i tako posvjedočio namjeru. Onda je krenulo preispitivanje, a najčešća pitanja bi tada bila „kako ovo riješiti, šta će biti bolje kada to napravim…“. To je okosnica današnjeg planiranja koje daje odgovor na osnovno pitanje „zašto, kuda i kako idemo?“, jer živjeti, odnosno poslovati bez cilja jednostavno nema smisla. Ako ne znamo gdje i kuda idemo, pa ne znamo ni kako ćemo tamo stići.

Da se vratim uvodnoj priči. Dakle, uposlenik s najnižom platom će zaista ljetovati na Maldivima. Kako? Ostvarenju nekog cilja ili sna je uvijek prethodila ideja, a zatim čvrsta odluka. Naš protagonista je tako donio odluku da želi, više nego išta, ljetovati na Maldivima i da mu je to trenutno glavni cilj. Tako će on podrediti sve svoje aktivnosti i resurse ka ostvarenju tog cilja. Istina, neće ljetovati na Maldivima 2025. godine, jer će mu trebati određeni period da prikupi potrebna sredstva, ali već 2027. je više nego izgledno. Njegov put kreće, počinje štednja, dodatni radni angažmani, kalkulacije, sredstva počinju da se prikupljaju, a svakidašnjica dobiva neki drugačiji smisao. Više se ne troši novac na sporedne stvari, jer sada postoji viši cilj – ostavljam sve sa strane za moje putovanje iz snova 2027. godine! Već kada se približi zacrtana godina, podvlači se linija, kontrolira prikupljeno i donosi odluka jesu li ispunjeni finansijski preduvjeti. Možda na kraju bude potrebno dopuniti nešto sitno kroz limit ili kredit po kartici i to je to. Idemo kupiti novi peškir i šešir!

Eto, tako je i u poslovanju. Svemu je prethodila ideja koju smo potom izustili, a onda prenijeli na hartiju. Odredili smo poslovne ciljeve i počeli razmatrati strategiju i taktike kako ćemo tamo stići. Na osnovu prikupljenih podataka, iskustva i raspoloživih resursa, u planiranju i determiniranju su nam pomogli uposlenici, partneri i potrošači. Tako će nastati strateški plan, naša zajednička vodilja, skretnica koja usmjerava sve vozove na isti kolosijek. Putovanje može da počne.

Uspjeh se planira

Proces strateškog planiranja će nam omogućiti da pretresemo našu organizaciju iz temelja, te sagledamo stvari iz više uglova. Razmotrit ćemo gdje smo jaki ili slabi, gdje su nam prijetnje ili prilike, a kojim to resursima raspolažemo. Prirodno će nam se nametnuti buduća, željena slika našeg poslovanja i postojanja, a iz te slike izvući strateški ciljevi. Istovremeno ćemo zaviriti u našu zlatnu riznicu i vidjeti imamo li dovoljno blaga da krenemo tim putem, tj. kako i na koji način ćemo pronaći još koju vrećicu sa zlatnicima, pa je okačiti uz pojas i smjelo krenuti. I obično, ta neka potrebna vrećica koja treba da prevagne odluku, ipak se uvijek nekako pronađe za dobar cilj, pa zapamtimo i ovu misao:

„Pronađi cilj, pronaći ćeš sredstva“ – M. Gandhi

Dakle, svi koji su do sada izbjegavali planiranje misleći da za to nemaju sredstava, evo dobra vijest. Za sjajnu ideju i motivirajuću viziju, malo ko neće pronaći ili izdvojiti sredstva. Prema tome, fokusirajmo se na pravu ideju koja rješava potrebu naših potrošača, uposlenika i kompanije!

Zašto zapravo planiramo? Prosto rečeno – ne želimo da zakopčamo košulju i da tek na kraju vidimo da smo na početku pogriješili rupicu… Ne želimo isto tako da srljamo od poduhvata do poduhvata. Za uspješno poslovanje trebamo kontekst i cilj. Trebamo znati zašto to činimo i to spustiti kroz organizacionu strukturu do kraja. Organizaciju čine ljudi, a svaki uposlenik je zapravo kotač kompliciranog mehanizma koji se zove kompanija, gdje je potrebno uspostaviti sinhronizirani tik-tak! Strateški plan to omogućava. Omogućava da svako od nas razumije svoju ulogu u organizaciji i smisao svakodnevnih operacija te šta to sve čini našem kolektivu i čemu zapravo doprinosi. Svaki uposlenik treba znati kojoj strategiji podređujemo i usmjeravamo sve naše aktivnosti. To uvodi smisao.

Smisao i utjecaj planiranja

Upravo ključ planiranja leži u zajedništvu. Strateško planiranje nije izolirana aktivnost rezervirana samo za pojedine strukture neke organizacije. To je aktivnost u kojoj učestvuju svi nivoi organizacije, svi uposlenici u obimu i domenu svojih odgovornosti. Cilj je da razumijemo svi unutar našeg kolektiva da svaki postupak, mali ili veliki, doprinosi nečemu – ili uspjehu ili neuspjehu. Kako? Jednostavno, sve je na početku bila jedna mala grudva na vrhu brijega. Ako je na vrijeme nismo uočili, zaustaviti je ne možemo.

Sjećam se, prije desetak godina a još uvijek je nekako svježe, jedne kolegice početnice koja je dala otkaz nakon par dana, jer, između ostalog, nije željela da pošalje nekoliko faksova s izvještajima za klijente s argumentom „nisam studirala da bih slala faksove!“ U izostanku plana, ali i jasnog karijernog puta uposlenika, možemo i dalje svjedočiti sličnim dešavanjima. Svaka pozicija i prateće aktivnosti trebaju biti smislene onome koji ih obavlja te jasne čemu vode i kako se to uklapa u strateške i poslovne ciljeve. U ovom primjeru, to su bile završne aktivnosti monitoringa i evaluacije, zaključenje jednog poslovnog procesa, koji nije bio kolegici jasno prezentiran, kao i zašto je taj proces zapravo važan za sve ostale unutar kompanije.

Strateški ciljevi trebaju biti jasni ne samo onima na vrhu, nego i početna, prva linija organizacione strukture treba znati smisao i utjecaj svojih aktivnosti na poslovni uspjeh. Da bi se postiglo bolje razumijevanje na svim nivoima strateško planiranje treba u određenom obimu uključiti različite učesnike, strukture i kompetencije u svoje segmente. Tako se šalje i jedna snažna poruka da su uposlenici najvrjedniji resurs, istinski, ne samo deklarativno.

Kako strateški planirati?

Više je metoda planiranja i oblikovanja strukture i sadržaja samog dokumenta plana. Ne trebamo na to gubiti vrijeme, na formu, nego se okrenuti suštini. Suština je nekoliko glavnih parametara koje trebamo što bolje odrediti i pratiti kako nam ide. Na njih bih želio skrenuti pažnju, da se bez njih ne ide nikuda. Nažalost, viđao sam brojne strateške planove koji zadovoljavaju puke forme, imaju neke sjajne uvode, prva poglavlja, prelijepe swot analize i pozadinske informacije i grafike, ali kada dođete do ciljeva i njihove realizacije – tu je negdje i kraj dokumenta. Niti znate kako, niti ko će to provesti, kojim sredstvima, ni u kojem periodu.

Prema tome, nakon prikupljanja i analiziranja svih dostupnih primarnih i sekundarnih podataka, glavni parametri su: ciljevi i aktivnosti te prateći parametri mjerenja: indikatori, targeti, nadležno osoblje, budžet i vremenski period izvršenja. Bez ovoga držim da nema plana koji će potaknuti akciju i ostvariti promjenu. Ilustrativno, radi boljeg razumijevanja, možemo proces predstaviti u ključnim etapama povezanih i cikličnih radnji koji koristimo u više disciplina, pa i u strateškom menadžmentu i planiranju, a to je: istraživanje > planiranje > implementacija > kontrola > unapređenje. To u praksi znači da polazimo od dugoročnog strateškog cilja, koji se izvodi iz misije i vizije, a potom se spuštamo prema operativnim strateškim ciljevima. Kod određivanja ciljeva trebamo primijeniti poznatu SMART metodologiju koja je akronim da ciljevi trebaju biti specifični, mjerljivi, ostvarivi, realistični i vremenski određeni. Da bi se sve ovo ostvarilo trebamo aktivnosti, pa tako definiramo ključne, te im odredimo nadležne osobe koje će ih provesti i postavimo određene ciljeve i indikatore uspjeha. Budžet je pokretač, jer ne možemo ništa bez sredstava, a vremenski rok, kojeg možemo predstaviti i vremenskom linijom, podsjetnik je da sve ima početak i kraj, tj. rok.

Ako se vratimo našem protagonisti s početka te njega uzmemo kao primjer u planiranju, onda je njegova lična misija i vizija vezana za kvalitetan život, sreću i zdravlje. Njegov dugoročni cilj bi bio usmjeren povećanju broja putovanja na hit destinacije širom svijeta, da bi učinio svoj život sadržajnijim a sebe zadovoljnijim i zdravijim, dok bi jedan od operativnih ciljeva bio odlazak na Maldive. Aktivnosti tog cilja bi se kretale od pronalaska izvora sredstava i štednje, rezerviranja najboljih opcija za putovanje i smještaj na Maldivima, pripreme za put te konačno sami čin putovanja. Targeti i indikatori određuju potreban iznos novca, broj prikupljenih ponuda, target cijene smještaja i prijevoza i sl. Sve to izgleda kao jedna ček lista dešavanja ili prostije kao kupovna lista koja nam pomaže da ostanemo u fokusu i ne kupimo, umjesto par artikala po koje smo došli, cijelu kesu.

Nijedno planiranje nije besmislena aktivnost, a strateško će nam odgovoriti kuda želimo ići s našom organizacijom, gdje ćemo na kraju stići i kako ćemo to uraditi. Za kraj, postavimo si samo dva pitanja: „Imamo li naš plan?“, a potom odgovorimo iskreno svako sebi i na ovo posljednje:  „Znamo li gdje ćemo?“.

***

Naslovnica / Photo by Pixabay at Pexels

Prethodno objavljeno u Brend Magazinu